個人情報保護の取り組み

株式会社オールウェイズ・ジャパン（以下、「当社」という。）は、情報処理サービス、データ入力、発送代行等の受託業務を主な事業として個人情報を取り扱っております。

当社は、個人情報の保護を社会的責務と考え、個人番号を含む個人情報（以下「個人情報等」という。）の重要性やリスクを認識し、正確かつ安全に取り扱うため、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」（JIS Q 15001）に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に継続運用いたします。

また、以下のとおり当社のすべての役員・従業員等が遵守すべき行動基準として本個人保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることに努めて参ります。

1. 当社は、すべての事業で取り扱う個人情報等及び当社の役員・従業員等の個人情報等に関して、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
2. 当社は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報等は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
3. 当社は、前項の措置により取得した個人情報等の取り扱いの全部又は一部を委託する場合には、十分な保護の水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じるとともに、定期的に監督・指導を行います。
4. 当社は、個人情報等への不正なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩などのリスクに対して合理的な安全対策及び是正措置を講じます。
5. 当社は、本人からの当該個人情報等の開示、訂正、削除、利用停止等の要望及び苦情や相談に対して個人情報相談窓口を設置し、誠実かつ迅速に対応いたします。
6. 当社は、個人情報保護管理者、監査責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの運用に責任と権限を与え、管理を行います。また、定期的に見直しや監査を行い、社会情勢の変化も考慮し、随時、継続的に見直し、改善いたします。

1．事業者の名称、代表者の氏名、個人情報の管理者及び住所・連絡先について

事業者　　　　　　： 株式会社オールウェイズ・ジャパン　代表取締役社長　齋藤　直樹
個人情報保護管理者： 営業推進部部長
住所・連絡先　　　： 〒112-0002　東京都文京区小石川5-6-9 ドミ小石川ビル2F
　　　　　　　　　　 TEL:03-5319-1544 　FAX:03-5319-1545

2．個人情報の利用目的

3．個人情報の第三者提供について

当社が保有する個人情報は以下の場合を除き、第三者に提供することはいたしません。

1. あらかじめご本人の同意をいただいている場合。
2. 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合。
3. 当社が合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取り扱う場合。法令にもとづく場合。
4. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合。
5. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得る事が困難な場合。
6. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。

4．個人情報の安全管理のために講じている措置について

• （1）基本方針の策定
  個人情報の適正な取り扱いの確保のため、法令、ガイドラインを遵守し、JIS Q 15001に準拠した「個人情報保護方針」、「個人情報の取り扱いついて」、「個人情報保護規程」を策定しております。
• （2）個人情報の取り扱いに係る規律の整備
  取得・入力、移送・送信、利用・加工、保管・バックアップ、廃棄等の段階ごとに、取り扱い方法、責任者・担当者及びその任務について取扱規程を策定しております。
• （3）組織的安全管理措置
  
  • ・個人情報の取り扱いに関する事務取扱責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人事務取扱責任者への報告連絡体制を整備しています。
  • ・個人情報の取り扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。
• （4）人的安全管理措置
  
  • ・個人情報の取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  • ・個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
  • ・全ての従業者と秘密保持に関する契約を締結しております。
• （5）物理的安全管理措置
  
  • ・個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
  • ・個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
• （6）技術的安全管理措置
  
  • ・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  • ・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

5．保有個人データ（開示対象個人情報）、及び第三者提供記録の開示等について

ご本人または代理人の方の求めにより、当社が取得した開示対象個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止等（開示請求等といいます）、及び、「第三者提供記録」の開示を申し付けることができます。当社では、これらを受付けた場合、合理的な範囲内で適切に対応させて頂きます。また、その際は、本人確認をさせて頂く場合があります。

開示対象個人情報とは、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物または一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符号等を付することによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する情報であって、当社が、ご本人から求められる開示請求等に応じることができる権限を有するものをいいます。

当社の開示対象個人情報

・入社希望者・従業員・退職者情報

・取引先・年賀状などの挨拶状の情報

※受託業務において取得した情報は、弊社の開示対象個人情報ではありません。

尚、以下のいずれかに該当する場合は、ご要望に応じられない場合がございますのであらかじめご了承ください。

• ・ご請求の際、ご本人またはご本人の正当な代理人と確認できなかった場合
• ・お客様から受託する場合の利用目的の業務で預かっている個人情報
• ・当社の利用目的からして訂正等の必要のない場合やご要望の事実とは相違している場合
• ・個人情報を開示することにより、ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• ・法令に違反することとなる場合

●保有個人データ(開示対象個人情報)、「第三者提供記録」の開示請求等及び苦情のお申し出先

開示請求等を希望される場合の手続き及び連絡先は、下記【個人情報保護に関するお問い合わせ】個人情報保護事務局の電子メールアドレス宛てにお申し出ください。

●保有個人データ(開示対象個人情報)、「第三者提供記録」の開示請求等の手続き及び手数料

1. （1）お申し出内容に応じ、当社担当より電子メールにて開示等に必要な用紙等を添付し、返信いたします。
2. （2）添付用紙に必要事項を記入いただき、依頼内容を電子メールにてお送りください。
   （ご郵送の場合、送料はご負担ください。）
   

   ※本人確認のため、運転免許証等の公的証明書コピーを添付いただく場合がございます。予めご了承ください。

3. （3）開示請求等の手数料は、無料といたします。

●本人確認書類

• ・運転免許証 ※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
• ・パスポート ※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
• ・マイナンバーカードの表面
• ・住民票 ※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
• ・実印と印鑑証明
• ・戸籍謄本（抄本） ※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
• ・健康保険、国民健康保険又は船員保険等の被保険者証
• ・国民年金手帳
• ・年金手帳
• ・外国人登録証明

※有効期限のあるものについては有効期限内のもの。
※住民票、印鑑証明、戸籍謄本（抄本）は、発行日より3ヶ月以内。

●代理人の資格

6．クッキー(Cookie)の利用について

当社のWebサイトでは、提供するサービスの利用状況を把握し、サービス向上のための参考としてクッキーを利用します。

(注)Cookieとは、ブラウザがWebサイトにアクセスした際にWebサーバから送られ、以降のアクセス時にブラウザからサーバに送信される識別情報をいいます。

クッキー名称：Google Analytics
ツール提供者：Google Inc.
クッキーの種類：分析用クッキー
取得情報の概要：詳細はこちら
プライバシーポリシー：Googleプライバシーポリシー
利用規約：Google アナリティクス利用規約
クッキーの無効設定：Google Analyticsオプトアウトアドオン

7．個人情報保護、開示請求等及び苦情等のお問い合わせ先

開示請求等及び苦情等のお申し出は、個人情報保護事務局の電子メールアドレス宛てにお申し出ください。

株式会社オールウェイズ・ジャパン
個人情報保護事務局
〒112-0002 東京都文京区小石川5-6-9 ドミ小石川ビル2F
電話:03-5319-1544
FAX:03-5319-1545
電子メール:aj_pms@always-japan.co.jp

8．当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の解決の申し出先

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決申し出先は以下の通りとなります。
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。

<認定個人情報保護団体の名称>
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

<苦情解決の連絡先>
プライバシーマーク推進センター　認定個人情報保護団体事務局
住所〒106-0032 東京都港区六本木１－９－９　六本木ファーストビル
電話番号　03-5860-7565 ／ 0120-700-779