個人情報保護の取り組み

Privacy policy

情報化の進展と歩みに合わせて、個人情報漏洩事故が後を絶ちません。一度事故を起こしてしまうと、金銭的な被害だけではなく、企業の信頼性をも失ってしまいます。

当社では、2005年4月1日に 「個人情報保護法」 が施行される以前より、個人情報保護の重要性を認識し、早々に個人情報保護体制の構築に取り組み、「個人情報保護マネジメントシステム」 を構築、2002年12月には、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が認定・付与する 「プライバシーマーク」 を取得しました。今後も更に、社会情勢などの変化も考慮し、継続的に、運用の点検・監査などを行い、「個人情報保護」 に取り組んでまいります。

個人情報保護方針

当社は、情報処理サービス、データ入力、発送代行等の受託業務及び保険代理店業務を主な事業として個人情報の取扱いを行っております。

当社は、個人情報の保護を社会的責務と考え、「個人情報保護法」を遵守し、個人情報の重要性やリスクを認識し、正確かつ安全に取扱うために、個人情報保護方針を宣言いたします。

当社の全ての役員・従業員は、この個人情報保護方針を遵守し、この方針に基づいた「個人情報保護マネジメントシステム」を構築し、個人情報の保護・管理に努めて参ります。

  1. 当社は、業務を遂行するための個人情報は、必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  2. 当社は、「個人情報の保護に関する法律」、各省庁の個人情報の保護に関するガイドラインなど、個人情報保護に適用される法令やその他の規範を遵守いたします。
  3. 当社は、全ての個人情報について、セキュリティ対策を徹底し、個人情報への不正なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩などのリスクに対して組織的・技術的に合理的な防止策及び是正策を実施いたします。
  4. 当社は、個人情報を提供されたご本人からの苦情・相談・開示等のご請求に対しては、個人情報相談窓口を設置し、誠実かつ迅速に対応いたします。
  5. 当社は、個人情報を扱う業務を委託する場合、当社と同等の個人情報保護の水準にあると認められる事業者を選定いたします。また、委託先事業者にたいして定期的に監督・指導を行います。
  6. 当社は、個人情報保護管理者、監査責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの運用に責任と権限を与え、管理を行います。また、定期的に見直しや監査を行い、社会情勢の変化も考慮し、随時、継続的に改善いたします。

個人情報の取り扱いについて

個人情報の利用目的

  1. 業務委託サービスを遂行するため、委託され取得した場合の個人情報
    当社は、委託され取得した個人情報を、委託元である企業、国、地方自治体、独立行政法人、その他各種法人からの委託契約に定められた当該業務の遂行に必要な範囲で利用します。
    ・カタログ、ダイレクトメール、商品などの発送代行業務
    ・データ入力、電子媒体変換などの入力・変換・加工サービス
    ・データ処理、データベース構築、データ集計、データ分析、資料作成、印字出力などの情報処理
    ・運営・管理などの事務・業務代行
    ・コールセンター(インバウンド・アウトバウンド)などの電話代行業務
    ・情報提供・アンケートなどに関する電子メールの送信 及び ホームページ運用代行
    ・自費出版された句集・歌集・随筆、同人誌、結社誌の電子書籍を無料で読めるインターネット図書館の運用 及び 掲載促進のための募集行為
  2. 保険代理店業において、業務上取得した場合の個人情報
    当社は、保険会社より保険募集業務の委託を受けて、取得した個人情報を、当該業務遂行に必要な範囲内で利用します。それら以外の他の目的に利用することはありません。下記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面等により通知し、またはホームページなどにより公表いたします。
    ・保険募集、申込み/異動などの保険契約の媒介
    ・保険契約の維持・運営管理
    ・保険に関する相談/クレームなどのお問合わせ対応
    ・商品やサービスに関するアンケートの実施および分析
    ・当社が取扱う損害保険、生命保険 及び これらに付帯・関連するサービスの提供

    当社に対し保険募集業務の委託を行う各保険会社の利用目的は、それぞれの保険会社のホームページに記載してあります。
    ・あいおいニッセイ同和損害保険株式会社(http://www.aioinissaydowa.co.jp/
    ・損害保険ジャパン日本興亜株式会社(http://www.sjnk.co.jp/
    ・AIU保険会社(エイアイユーインシュアランスカンパニー)(http://www.aiu.co.jp/)「HPB7-027」
    ・Chubb損害保険(https://www2.chubb.com/jp-jp/
  3. 取引先に関する個人情報
    取引先との業務に必要な連絡、手続き及び円滑な関係を維持するための各種方策を実施するため。
  4. 入社希望者に関する個人情報
    当社に入社を希望される方の連絡、採用選考にともなう手続きを行うため。
  5. 当社の役員・社員に関する個人情報
    人事労務管理、賃金管理、健康管理、福利厚生管理、セキュリティー管理、業務管理、法的に必要な各種手続きなど、事業を円滑に遂行するため。

個人情報の第三者への提供について

当社が保有する個人情報は以下の場合を除き、第三者に提供することはいたしません。

  1. あらかじめご本人の同意をいただいている場合。
  2. 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合。
  3. 当社が合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取扱う場合。
  4. 法令にもとづく場合。
  5. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合。
  6. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得る事が困難な場合。
  7. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。

関係法令等の厳守

当社は、個人情報保護法等法令、そのガイドライン 及び JISQ15001:2006個人情報保護マネジメントシステムの要求事項など、個人情報の取扱いに関する法令・国が定める指針、その他の規範 及び 社内規程を遵守いたします。

個人情報に関する開示等について

個人情報のご本人が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、第三者への提供の停止、利用目的の通知等をご希望される場合、下記のお問い合わせ窓口までご連絡下さい。ご本人であることを確認させていただき、迅速に対応致します。

弊社の開示対象個人情報
・入社希望者・従業員・退職者情報
・保険代理店業において取得した情報(委託元保険会社への取り次ぎ)
・取引先・年賀状などの挨拶状の情報
※受託業務において取得した情報は、弊社の開示対象個人情報ではありません。

但し、以下に該当する場合、ご要望に応じられない場合がございますのであらかじめご了承ください。

  1. (1)ご本人の確認ができない場合
  2. (2)代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合
  3. (3)所定の依頼書類に不備があった場合
  4. (4)請求内容が、当社が保有する個人情報を特定できなかった場合や保有個人情報に該当しない場合
  5. (5)ご本人 又は 第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  6. (6)業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  7. (7)法令に違反することとなる場合

開示等の手続きの手順ついて

  1. (1)下記のお問い合わせ窓口までご連絡下さい。
  2. (2)申請書「開示訂正・利用停止請求書」のダウンロード(ご希望により当社より送付も致します)「開示訂正・利用停止請求書」
  3. (3)所定の申請書に必要項目を記入し、本人確認のための書類とともに郵送ください。(郵送料は請求者負担)
  4. (4)請求者より返送された書類をもとに、本人確認を行ない、本人と確認された場合には、当社より請求に対する回答文書を郵送いたします。
  5. (5)開示、訂正、削除、利用の停止、第三者への提供の停止などの手数料は無料、以外は実費請求となります。

・本人確認書類・代理人本人の本人確認書類
 以下の原本又はコピー

  1. 運転免許証 ※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
  2. パスポート ※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
  3. 住民基本管理台帳(写真付き) ※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
  4. 住民票 ※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
  5. 実印と印鑑証明
  6. 戸籍謄本(抄本) ※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
  7. 健康保険、国民健康保険又は船員保険等の被保険者証
  8. 国民年金手帳
  9. 年金手帳
  10. 外国人登録証明書

 ※有効期限のあるものについては有効期限内のものである事を確認する。
 ※住民票、印鑑証明、戸籍謄本(抄本)は、発行日より3ヶ月以内である事を確認する。

・代理人の資格

代理人条件資格証明
法定代理人親権者本人が未成年の場合本人の戸籍謄本
※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。
成年後見人本人が成年被後見人又は、未成年で親権者がいない場合登記事項証明書
裁判所が選任した法定代理人家庭裁判所又は地方裁判所に選任された場合裁判所が決定した旨が証明できる書類
指定権者の指定による法定代理人遺言者により遺言書で指定された場合遺言書
弁護士本人より委任されている場合委任状及び日本弁護士連合会事務総長の発行する身分証明書
配偶者又は2親等以内の血族本人より委任されている場合委任状及び戸籍謄本
※本籍地の記載がある場合は本籍地を黒く塗りつぶしたもの。

<本人確認書類送付時のご注意>
ご送付される本人確認書類で本籍地の記載がある場合は、本籍地を黒マジック等で予め塗りつぶしてコピーした書類をお送り下さい。

お問い合わせ窓口

・個人情報保護方針、個人情報の取扱い、個人情報に関する権利(開示等、訂正等、利用停止等)について
株式会社オールウェイズ・ジャパン
個人情報保護管理事務局
TEL:03-5319-1544
受付時間 : 10:00~17:00 (土日祝日、年末年始の休業日を除く)
・社員および採用に関する個人情報の取扱い、個人情報に関する権利(開示等、訂正等、利用停止等)について
株式会社オールウェイズ・ジャパン
総務部
受付時間 : 10:00~17:00 (土日祝日、年末年始の休業日を除く)

当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の解決の申し出先

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決申し出先は以下の通りとなります。

<認定個人情報保護団体の名称>
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

<苦情解決の連絡先>
プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室
住所 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
電話番号 03-5860-7565 / 0120-700-779